Sommaire
1 Préambule
La charte documentaire de l’UBO répond à une volonté de lisibilité de la politique du SCD. C’est un document qui explicite la façon dont les BU s’engagent à garantir l’adéquation entre leurs actions et les besoins des usagers, conformément aux statuts et orientations définies dans le contrat d’établissement. Son objectif est de définir les grandes lignes présidant à l’organisation, la gestion et le développement des collections (un plan détaillé par discipline complétera la charte pour la mise en œuvre précise de ce point). Ce document détaille aussi l’articulation entre les collections, les publics, les services et l’environnement documentaire, local aussi bien que régional ou national.
La charte est validée en conseil de la documentation, parallèlement au volet documentaire du projet de contrat quadriennal. Sa diffusion est publique. Elle peut faire l’objet de mises à jour pour permettre de faire évoluer la politique documentaire en fonction d’objectifs toujours mieux adaptés à l’environnement universitaire.
2 Présentation du SCD de l’UBO
Le SCD poursuit trois missions principales :
- la coordination de la politique documentaire de l'Université
- l'accès à la documentation, quelle que soit sa forme, nécessaire aux étudiants, aux enseignants et aux chercheurs
- la formation du public universitaire à l'utilisation des ressources documentaires.
À l’image de l’université elle-même, le réseau des bibliothèques (intégrées et associées) dessine un paysage d’une grande diversité à la fois disciplinaire et géographique (voir schéma ci-dessous).
2.1 Bibliothèques intégrées
2.2 Bibliothèques associées
À noter : la présente charte documentaire n’engage que les bibliothèques intégrées du SCD et non pas ses bibliothèques associées.
3 Publics visés par la politique documentaire du SCD
3.1 Public universitaire
La vocation prioritaire du SCD est de répondre aux besoins documentaires de la communauté universitaire dans sa diversité :
- étudiants en formation initiale, classique ou professionnalisante
- étudiants en formation continue (tout au long de la vie) ou en préparation de concours
- enseignants et chercheurs
3.2 Autres publics
Le personnel non-enseignant de l’université a de fait un accès privilégié aux collections.
Des conventions avec des organismes partenaires (Ifremer, CHU de Brest, Enib, etc…) ouvrent des droits d’accès et d’emprunt à leurs membres.
De façon générale, toute personne peut consulter sur place les collections des différentes bibliothèques.
Cependant, le SCD n’oriente pas sa politique documentaire vers ces publics.
4 Collections
Les collections présentes dans les bibliothèques du réseau ont été constituées en fonction des besoins des enseignements et de la recherche sur les différents sites géographiques de l’université.
4.1 Types de documents
Sur des supports imprimés, magnétiques ou électroniques, le SCD propose les types de documents suivants :
- livres
- revues
- cartes
- mémoires, thèses et rapports de stage
- des documents photographiques et audiovisuels sont également proposés à la BFM.
4.2 Langues
Les documents sont principalement en français, mais toutes les langues enseignées à l’université, ou nécessaires à la recherche, sont présentes dans les rayons.
4.3 Secteurs suivis
Le tableau suivant liste les grands domaines disciplinaires suivis sur les différents sites.
Pour plus de détails sur les secteurs, se référer aux plans de développement des collections.
* : la collection ne couvre pas totalement le domaine de recherche
Note : les fonds très spécialisés des bibliothèques associées de laboratoire ne figurent pas dans le tableau. Les médiathèques d’IUFM contiennent de nombreux ouvrages dans les différentes disciplines, mais à usage didactique et pédagogique.
Les grands titres de la presse généraliste sont également présents sur la plupart des sites.
4.4 Documentation électronique
Les ressources électroniques acquises par le SCD de l’UBO sont de trois sortes :
- bases de données référençant des articles dans un domaine donné, mais sans accès systématique au texte intégral
- revues ou bouquets de revues donnant l’accès au texte intégral des articles
- livres électroniques
Une documentation généraliste bénéficie à l’ensemble des publics : presse française et internationale en ligne, encyclopédies et dictionnaires, manuels sous forme électronique.
L’essentiel de la documentation électronique s’adresse cependant aux étudiants avancés ainsi qu’aux enseignants-chercheurs. Toutes les disciplines de l’UBO sont concernées. La répartition de ces ressources dépend surtout de l’offre éditoriale ainsi que des besoins et des usages de ces publics.
5 Politiques d’acquisition
Bien qu’à vocation encyclopédique, dans une université pluridisciplinaire telle que l’UBO, les collections du SCD ne prétendent pas à l’exhaustivité.
5.1 Les budgets
5.1.1 Sources et répartition
Les budgets proviennent de la dotation de l’Université, des dotations complémentaires accordées par les composantes et les laboratoires, des subventions éventuelles des collectivités locales ou d’institutions extérieures, des ressources propres au service (droits d’inscription, fourniture de documents à l’extérieur dans le cadre du prêt entre bibliothèques, amendes pour retard dans la restitution des documents etc…)
Chaque site du SCD reçoit un budget propre pour l’acquisition de documents imprimés, calculé en fonction du nombre d’étudiants et d’enseignants chercheurs à desservir, du niveau d’études et du volume des équipes de recherche à soutenir, et du coût moyen de la documentation dans les disciplines présentes sur le site.
5.1.2 Imprimés
La documentation imprimée est acquise dans le cadre de marchés formalisés avec appel d’offres. En ce qui concerne la fourniture des périodiques, elle est souscrite auprès d’agences d’abonnements, au moyen d’un marché comportant deux lots, l’un pour les éditeurs français, l’autre pour les éditeurs étrangers.
Un autre marché régit l’achat d’ouvrages. Il est composé d’un lot en sciences humaines, d’un lot en sciences économiques, juridiques, scientifiques et médicales, et d’un lot en langue anglaise.
5.1.3 Documentation électronique
L’achat de la documentation électronique est centralisé pour tout le SCD. Les achats ou les abonnements sont faits chaque fois que cela est possible dans le cadre des accords nationaux conclus par le consortium Couperin1 et par l’intermédiaire des groupements de commande mis en place à son initiative.
5.2 Les commissions documentaires
Chaque année, les enseignants et chercheurs sont consultés lors des commissions documentaires annuelles réunies avant le 1er octobre pour chaque grand secteur documentaire ou géographique :
- droit
- mathématiques
- médecine-odontologie
- sciences
- lettres et sciences humaines
- économie-gestion
- sport
- IUT Quimper
- Pôle Quimper
- IUFM
Leurs avis servent d’orientation pour les futures acquisitions d’ouvrages ainsi que pour les choix définitifs d’abonnement ou de désabonnement à une ressource, choix arrêtés en dernier recours par l’équipe de direction du SCD.
5.3 Traitement des suggestions d’achat
Les usagers transmettent leurs suggestions d’achat d’ouvrages au SCD qui vérifie leur adéquation avec la politique documentaire et répond à la demande. En cas de refus ou d’impossibilité d’acheter le document, l’usager est orienté vers le service de PEB (Prêt entre bibliothèques).
Pour les abonnements : les enseignants-chercheurs qui souhaitent voir le SCD s’abonner à une nouvelle ressource papier ou électronique sont invités à faire leur demande lors des commissions documentaires ou bien directement auprès du responsable de la documentation électronique au SCD. Les suggestions d’achat seront examinées par l’équipe de direction du SCD et éventuellement prises en compte à partir de l’année suivante.
5.4 L’organisation des acquisitions
5.4.1 Pour la documentation papier
- Responsabilités d’acquisition
Les responsables de site gèrent les budgets documentaires qui leur sont alloués. Ils réunissent et animent les commissions documentaires et répartissent les crédits dont ils disposent entre l’achat d’ouvrages et l’achat de périodiques, ainsi qu’entre les différents secteurs disciplinaires. Ils désignent les responsables de collection et veillent à la cohérence et à la continuité de leurs choix, dans le respect de la politique documentaire du service.
Les responsables de collection sont chargés des acquisitions dans un secteur documentaire. Ils s’appuient sur les grandes lignes de politique documentaire précisées dans les plans de développement des collections et sur les conseils des enseignants, tout en gardant la responsabilité des acquisitions.
- Critères d’acquisition
- Traitement des dons
Le SCD peut accepter des dons dans la mesure où ils présentent un intérêt manifeste pour l’enrichissement des collections et où leur état physique permet l’intégration dans les fonds.
Lorsqu’il accepte un don, le SCD se réserve le droit d’opérer un tri, d’éliminer les documents lui paraissant non conformes à sa politique documentaire et de les gérer à sa convenance. Sauf clauses et accords particuliers, les dons sont considérés comme les autres documents de la bibliothèque et sont, à ce titre, susceptibles d’être retirés des collections. Un don exceptionnel par sa valeur marchande ou sa volumétrie est à présenter au Conseil de la Documentation de l’université pour décider de son acceptation ou de son refus.
- Dépôt des thèses et mémoires de l’université
Le SCD a pour mission de recueillir et conserver l’ensemble des thèses soutenues à l’UBO. Le dépôt des thèses se fait actuellement sous forme papier. Le recueil des mémoires de Master (de recherche ou professionnel) et des rapports de stage n’est pas systématique et doit être négocié avec les composantes qui en font la demande.
5.4.2 Pour la documentation électronique
- Sources budgétaires
Jusqu’en 2009, la documentation électronique a été financée majoritairement par les crédits spécifiques du SCD, complétés par une dotation de l’université.
Par ailleurs, certaines entités de l’UBO (ENIB, département d’informatique…) apportent une contribution supplémentaire pour l’acquisition de ressources particulières. Concernant les sciences de la santé, une convention spécifique mise en place en 2007 entre l’UFR de médecine, l’UFR d’Odontologie, le SCD et le CHU, organise la participation financière de chacun sur le long terme.
Dans le cas de l’abandon ou de la diminution d’une contribution financière, le SCD se réserve le droit de supprimer l’abonnement à la ressource concernée. La hausse importante du coût d’un abonnement peut amener le SCD à demander une augmentation de la contribution.
Si un nouvel abonnement est suggéré, le SCD peut solliciter une participation financière auprès de l’entité qui en a fait la demande.
- responsabilités de sélection et critères de choix
L’achat de ressources électroniques demande un travail de sélection différent de celui effectué pour les collections papier, puisqu’il s’agit la plupart du temps d’abonnements, non pas à une seule revue, mais à un ensemble de revues portées par un éditeur.
En ce sens, le responsable de la documentation électronique du SCD oriente la politique d’abonnements en fonction des recommandations des enseignants-chercheurs et des usages constatés de ces ressources (statistiques), dans les limites du budget disponible. Des tests sont proposés régulièrement pour permettre aux usagers de découvrir d’autres ressources auxquelles le SCD pourrait s’abonner et de faire d’éventuelles suggestions d’achat.
6 Politique d’accès aux collections
6.1 Principes généraux d’accès aux collections
6.1.1 pour les membres UBO
- Consultation sur place
Toutes les ressources papier (ouvrages et périodiques) sont consultables sur place. Le SCD s’attache à mettre en libre-accès la majorité de ses documents, à l’exception des archives des revues, des ouvrages anciens ou peu demandés, qui sont rangés en magasin.
La totalité de cette documentation est recensée et localisée dans le catalogue du SCD.
- Prêt des documents
Le prêt des documents est possible dès lors que les lecteurs sont inscrits dans l’une des bibliothèques du SCD. Le règlement du SCD précise la typologie des documents qui sont exclus du prêt ainsi que les conditions particulières de prêt (nombre et durée) selon le statut de l'emprunteur. Le prêt de documents entre sites distants (Brest, Quimper, Plouzané-Technopôle) est également possible.
- Prêt entre bibliothèques
Pour répondre aux besoins spécifiques des chercheurs, des enseignants et des étudiants à partir du master, le SCD propose le service de Prêt entre Bibliothèques (PEB), leur permettant ainsi d’emprunter des ouvrages présents dans d’autres bibliothèques (françaises et étrangères).
- Documentation électronique
Toutes les ressources électroniques du SCD sont accessibles depuis le campus. Sur les sites de l’ENIB, de l’IUFM Bretagne et du CHU, l’accès est ouvert pour certaines ressources. L’accès distant (hors campus) est lié à l’environnement numérique de travail (ENT) mis en place par le Centre de Ressources Informatiques de l’UBO pour tous les étudiants et personnels de l’UBO ainsi que pour les personnels du CHU et de l’ENIB qui en font la demande.
6.1.2 pour le public non-universitaire
Toute personne, inscrite ou non, peut consulter sur place les collections papier et la documentation électronique, à l’exception de la base de données Chemical Abstracts2.
Pour l’emprunt de documents, l’inscription – payante ou gratuite selon les cas- est requise. Les lecteurs extérieurs inscrits à la bibliothèque peuvent également bénéficier du prêt distant et du PEB, mais n’ont pas accès à la documentation électronique à distance.
6.2 Aide au lecteur
Le SCD s’engage à accompagner et aider les lecteurs dans leur utilisation des collections, au moyen des actions suivantes :
Renseigner au mieux les usagers et répondre à leurs diverses questions. Cette aide est apportée dans chaque bibliothèque, au bureau d’accueil et de renseignement. Le SCD propose également un service de renseignements en ligne (ubib.fr.), en coopération avec les SCD des universités de Bretagne et des Pays de Loire.
Valoriser les fonds : par une communication systématique et régulière de l’activité d’enrichissement des collections (liste des acquisitions récentes, nouveaux produits électroniques).
Former à la recherche et à l’utilisation de la documentation, tout particulièrement électronique. Le SCD se propose d’accompagner les étudiants tout au long de leur cursus, par des formations adaptées aux niveaux LMD. Des efforts particuliers sont réalisés en direction des étudiants en L1 (l’objectif est de donner cette formation initiale à l’ensemble des nouveaux étudiants) et des doctorants (projet coopératif Formadoct).
Le SCD s’attache en outre à valoriser l’information scientifique et technique librement accessible sur internet : archives ouvertes, sélection de signets…
7 Politique de conservation des collections
7.1 Monographies
Le SCD n’a pas de mission de conservation excepté pour les thèses soutenues à l’UBO, mais il conserve les autres documents utiles à l’enseignement et à la recherche en fonction de l’état physique du document et de critères précisés dans les plans de développement des collections.
Pour vérifier la présence de tous les documents en rayon, un récolement (contrôle de la présence des documents) est effectué tous les deux ans dans chaque bibliothèque du réseau.
Afin de maintenir en libre accès des collections cohérentes, fiables, à jour et en bon état, le SCD effectue régulièrement des opérations de « désherbage ». Le désherbage, c’est-à-dire l’élimination ou la relégation en magasin de certains documents, se fonde sur l’évaluation de la collection. Il s’inspire de méthodes confirmées, reconnues et mises en œuvre par les professionnels de la plupart des bibliothèques.
Les critères de désherbage sont les suivants :
- ouvrages détériorés, usés, d’aspect vieilli
- ouvrages dont le contenu est périmé, superficiel, en inadéquation avec le fonds
- nombre d’années écoulées depuis le dernier prêt
- exemplaires multiples
La liste des ouvrages pilonnés fait l’objet d’un procès verbal signé par le directeur du SCD et transmis au président de l’université.
7.2 Périodiques
Le SCD participe au plan de conservation partagée des périodiques du Centre Livre et Lecture Bretagne (ex-COBB).
Aucun abonnement papier de périodique n’est supprimé sans consulter auparavant les enseignants lors des commissions documentaires.
7.3 Problèmes posés par l’accès à la documentation électronique
Le SCD ne conserve pas la documentation électronique. En effet, la gestion de celle-ci repose non pas sur des logiques d’achat ou de conservation mais sur des logiques d’accès. L’accès aux articles anciens d’une revue est généralement limité aux possibilités offertes par l’éditeur, soit à titre gracieux, soit payant.
7.4 Politique d’archive ouverte
Le SCD est conscient des problèmes qu’une telle politique engendre et fait les efforts nécessaires pour trouver une solution à long terme. Il invite les chercheurs à privilégier les dépôts sur les archives ouvertes pour un accès pérenne aux publications. Une plateforme spécifique, HAL UBO, a été créée à cet effet à l’université3.
8 Evaluation des collections
Pour la documentation papier, un rapport annuel du SCD fait l’état des lieux des collections à partir d’indicateurs volumétriques, qualitatifs (indexation, niveau intellectuel des documents) et d’indicateurs sur les usages de ces collections (prêt, consultation sur place).
Pour la documentation électronique, un autre rapport recense annuellement les statistiques d’usage fournies par les éditeurs et les analyse.
9 Réseaux et environnement documentaire
Afin d’œuvrer en concordance avec les autres bibliothèques du territoire, le SCD s’insère dans plusieurs réseaux de bibliothèques qui constituent autant de ressources documentaires complémentaires, via des services d’échange de documents comme le PEB ou des services de renseignement à distance4.
9.1 Au niveau local
À l’UBO : nombreux projets communs avec les différentes bibliothèques associées du SCD ;
À Brest : à l’occasion du rapprochement géographique de la bibliothèque de Lettres avec la nouvelle bibliothèque municipale, une collaboration est envisagée pour mieux répartir les acquisitions documentaires.
9.2 Au niveau régional
Sous l’égide de l’Université Européenne de Bretagne (UEB), un projet est en cours pour dresser une Carte Régionale des Collections des établissements d’enseignement supérieur, tous supports confondus.
Le SCD est membre du plan de conservation partagée des périodiques papier de l’établissement public de coopération culturelle Livre et Lecture en Bretagne.
Le SCD participe à des actions de valorisation des collections par le biais du réseau universitaire ouest-atlantique (RUOA) : service de renseignement à distance Ubib.fr ; accueil des étudiants du réseau.
9.3 Au niveau national
Le SCD participe à la constitution et à la mise à jour du catalogue collectif des bibliothèques universitaires de France, le Sudoc5.
Conjointement avec la Bibliothèque Municipale de Brest, le Service Historique de la Marine et l’Ifremer, le SCD est membre du Pôle associé Mer de la BnF.
Notes
2 L’éditeur de cette base ne permet pas la consultation par des lecteurs extérieurs à l’UBO.